Rentmeesterschap in de praktijk: Een kijkje achter de schermen met Melissa van de Sype, Junior Property Manager bij Rencura

Vandaag spreken we met Melissa Van de Sype, Junior Property Manager bij Rencura Gent.
Melissa werkt sinds november 2022 bij Rencura en heeft Bedrijfsmanagement gestudeerd met de afstudeerrichting Vastgoed. Ze is gepassioneerd door het vak van rentmeester en is bij Rencura aan de slag gegaan, waar ze vastgoedeigenaars volledig ontzorgt. In dit interview deelt ze haar ervaringen en inzichten over haar rol en de toegevoegde waarde van rentmeesterschap.

Kun je jezelf kort voorstellen en vertellen hoe je in het vak van rentmeester terecht bent gekomen?

"Mijn naam is Melissa Van de Sype en ik ben Junior Property Manager bij Rencura Gent sinds november 2022. Ik heb Bedrijfsmanagement gestudeerd aan de Arteveldehogeschool, met afstudeerrichting Vastgoed. Toen ik op zoek was naar een job, kwam ik een vacature bij Rencura tegen en werd ik uitgenodigd voor een gesprek. Dit was ook mijn eerste job. Het klikte meteen en de inhoud van de functie sprak me enorm aan. Het takenpakket is gevarieerd: we doen zowel administratief werk, maar we zijn ook vaak op de baan."

Wat betekent rentmeesterschap precies en waarom is het zo belangrijk voor vastgoedbezitters?

"Als rentmeester is het onze taak om de vastgoedeigenaar te ontzorgen. Wij nemen zowel het financiële, administratieve als technische beheer voor onze rekening. We volgen de huurgelden op en sturen rappels wanneer huurders te laat betalen. Het administratieve deel omvat het opstellen van huurcontracten en addenda. Het technische beheer houdt in dat we defecten snel opvolgen en techniekers tijdig inschakelen voor herstellingen. Daarnaast bieden we een permanentiedienst aan, waardoor huurders, eigenaars of partners ons 24/7 kunnen bereiken. Persoonlijk ben ik het liefst op de baan, bijvoorbeeld om bij huurders te controleren of de werken goed zijn uitgevoerd."

Hoe ziet een typische werkdag van een rentmeester eruit?

"Onze dag begint rond 8 à 9 uur. Elke voormiddag zijn we telefonisch beschikbaar om eigenaars en huurders verder te helpen. Hierna volgt het administratieve werk. Na de middag plannen we onze plaatsbezoeken bij huurders in."

Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen waar je dagelijks mee te maken krijgt?

"Conflictvermijding. Soms staan huurders en eigenaars tegenover elkaar, en dan is het onze taak om te bemiddelen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over huurschade, waarbij een huurder het liefst zoveel mogelijk van zijn huurwaarborg wil terugkrijgen, terwijl de eigenaar de schade volledig vergoed wil hebben. Het komt ook voor dat een huurder niet in staat is om de huur volledig te betalen. In dat geval kijken we samen naar een afbetalingsplan."

Welke rol speelt een rentmeester bij het selecteren van huurders en het opstellen van huurcontracten?

"Wij werken voornamelijk samen met ons zusterbedrijf Trevi. Zij zorgen voor de publicatie van het pand en begeleiden de bezoeken met kandidaat-huurders. Zodra ze een kandidaat hebben gevonden, sturen ze die door naar de eigenaar en naar ons. Wij volgen elke stap nauwkeurig op."

Hoe help je verhuurders om wanbetaling en andere risico’s te minimaliseren?

"Wij volgen wekelijks de huurgelden op. Indien een huurder niet tijdig heeft betaald, krijgt hij eerst een gratis rappel. Daarna volgen rappels van 10 euro, 25 euro en uiteindelijk 35 euro. Als de huur dan nog steeds niet is betaald, starten we een advocatendossier op. We bellen de huurder ook altijd op om te vragen waarom de huur te laat is betaald. Soms werken we met een afbetalingsplan, mits goedkeuring van de eigenaar. Zo kan de huurder zijn achterstallige huur inhalen over meerdere weken. Als we de huurder niet kunnen bereiken of hij weigert te betalen, schakelen we over naar een advocatendossier."

Heb je een anekdote of ervaring die perfect illustreert waarom een rentmeester onmisbaar is?

"Ik heb recent een nieuwe eigenaar in beheer genomen. Hij wist niet dat hij jaarlijks kon indexeren, waardoor hij heel wat huurinkomsten misliep. Hij was ons hier enorm dankbaar voor, omdat hij nu weet dat hij dit jaarlijks kan doen. Wij nemen deze taak dan ook volledig uit handen. Zijn huurder belde hem bovendien regelmatig op, maar ook dat hoeft hij nu niet meer zelf te doen. Hij heeft nu meer tijd voor zichzelf en voor zijn gezin. Sinds hij Rencura inschakelde, wordt alles voor hem geregeld en is hij volledig ontzorgd."

Wat is het beste advies dat je kunt geven aan vastgoedbezitters die twijfelen over het inschakelen van een rentmeester?

"Het advies dat ik kan geven is: als je twijfelt of geïnteresseerd bent, kom dan gewoon even langs voor een gesprek om te kijken of er een match is tussen wat wij aanbieden en jouw noden. Ons team bestaat uit vastgoedexperts die je zeker verder kunnen helpen. Als rentmeester kunnen we je zowel tijd als geld besparen. We helpen je bij het maximaliseren van je huurinkomsten en het minimaliseren van eventuele leegstand. Wij werken met diverse techniekers, waardoor we efficiënt problemen kunnen oplossen. Daarnaast beschikken we over een juridische dienst, waardoor we steeds op de hoogte zijn van de nieuwste regelgeving en we aan alle wettelijke verplichtingen voldoen."

Meer dan beheer: de waarde van professioneel rentmeesterschap bij Rencura

Dank je wel, Melissa, voor dit interessante gesprek. Het is duidelijk dat de rol van rentmeester bij Rencura veel meer inhoudt dan enkel het beheer van vastgoed. De betrokkenheid bij elke stap van het proces – van plaatsbezoeken tot het bemiddelen bij conflicten – toont hoeveel waarde een professionele rentmeester toevoegt voor vastgoedeigenaars. Hun expertise in zowel administratief als technisch beheer maakt het voor eigenaars mogelijk om zich volledig te laten ontzorgen en zich te concentreren op andere zaken. We wensen je veel succes in je verdere carrière bij Rencura!