Wat betekent verhuren via een rentmeester?

Bemiddelaar, syndicus, rentmeester... een complex en veelzijdig beroep. Willen we het definiëren, dan denken we in de eerste plaats aan de taken van bemiddelaar en syndicus. Er zijn nu eenmaal twee deelkolommen: vastgoedmakelaar-bemiddelaar en vastgoedmakelaar-syndicus. De rentmeester, die op één van beide, of op beide deelkolommen kan zijn ingeschreven, wordt al te vaak vergeten. Nochtans is zijn takenpakket divers en draagt hij een grote verantwoordelijkheid. In dit dossier zoomen we in op zijn boeiende bestaan. Welke activiteiten voert hij zoal uit, wat geeft hem voldoening en wat is het profiel van de ‘gemiddelde’ rentmeester? Rencura klaart het voor u uit.

Een rentmeester is een vastgoedmakelaar die verplicht bij het BIV is ingeschreven. Het gaat om een breed opgeleide vastgoedprofessional die hetzij op de deelkolom vastgoedmakelaar- bemiddelaar, dan wel op de deelkolom vastgoedmakelaar-syndicus of op de beide is ingeschreven. Net als de syndicus staat hij in voor het beheer van onroerend goed. Zo ontfermen zowel de rentmeester als de syndicus zich over het financiële, technische en administratieve beheer van vastgoed. Toch zijn er een aantal essentiële verschillen.

Een syndicus (meestal wettelijk verplicht) beheert de gemeenschappelijke delen binnen een mede-eigendom. Hij is het aanspreekpunt voor alle mede-eigenaars en is de mandataris die door de rechtspersoon Vereniging van Mede-eigenaars (VME) benoemd is met een specifieke wettelijke opdracht.

Hij vertegenwoordigt de VME en voert het beheer binnen de gemeenschappelijke delen uit.

De rentmeester (niet verplicht, wel aangeraden) staat in voor het private beheer van de eigendom(men) die een eigenaar hem toevertrouwt. Het gaat veelal om hele (appartements)gebouwen, woonhuizen of privatieve kavels in een mede-eigendom, maar het beheer van de rentmeester kan verder reiken dan louter de residentiële woningmarkt (bv. ook commerciële of culturele gebouwen, hotels, studentenresidenties...). Er bestaat geen wet die de functie van een rentmeester verplicht, laat staan regelt. De taken worden contractueel door beide partijen bepaald. De omvang van zijn opdracht kan dus ruim zijn, maar evengoed beperkt.

Een rentmeester wordt veelal gemandateerd om in naam en voor rekening van de eigenaar op te treden, alsook rechtshandelingen te stellen. De rentmeester kan bv. huurgelden innen, de eigenaar vertegenwoordigen op de algemene vergadering van mede-eigenaars of kan de eigenaars in een rechtsprocedure vertegenwoordigen tegen een in gebreke blijvende huurder.

Over welke activiteiten gaat het zoal?

Een rentmeester is een vastgoedmakelaar die een erkenning dient aan te vragen bij het BIV en dus over de nodige beroepskennis dient te beschikken. Een rentmeester is een persoon (natuurlijk persoon of rechtspersoon) die het onroerend vermogen beheert van een derde.

Onder het onroerende vermogen kunnen we twee grote delen terugvinden. Ten eerste is er het residentieel vastgoed nl. appartementen en woonhuizen. Ten tweede is er het commercieel vastgoed ofwel professioneel vastgoed zoals winkelpanden, industriepanden, loodsen enzomeer. We noemen dit ook wel facility management. ‘Met welke partner bouwen we best?’, ‘Hoe gaan we dat financieren?’, ‘Gaan we het onroerende goed nadien behouden en verhuren of beter verkopen?’. Het zijn allemaal vragen waarop de rentmeester een antwoord zal formuleren en onderzoek naartoe zal doen.

Kortom de rentmeester levert een dienst en zal dan ook voor het leveren van die dienst een vergoeding vragen. Zoals een boekhouder een vergoeding vraagt wanneer hij voor zijn klant een investeringsdossier moet voorbereiden voor een financiering via de bank.

De taken van een rentmeester zijn legio en kunnen zeer ver gaan. Uiteindelijk kan alles wat er tussen twee contracterende partijen op papier gezet worden tot het takenpakket behoren zoals het maar niet indruist tegen de openbare orde. In wat volgt zullen we zien dat de taken en verantwoordelijkheden veel verder gaan dan alleen maar een geschikte huurder zoeken.

ADMINISTRATIEF BEHEER

• legt een eigenaarslijst en gebouwenbestand aan en volgt deze op;

• maakt een gedetailleerd beheerscontract op;

• verwittigt de verzekeringsmaatschappij bij schadegevallen;

• volgt het verzekeringsdossier op en begeleidt het schadedossier bij schadegevallen;

• staat in voor alle communicatie tussen de betrokkenen (huurder en eigenaar, maar ook bv. leveranciers of andere partijen).

TECHNISCH BEHEER

• ziet toe op de goede staat van het gebouw en adviseert aangaande verbeteringswerken of renovaties;

• wint informatie in over de technische installaties binnen het gebouw;

• vangt klachten op over technische defecten en zorgt dat de nodige herstellingen plaatsvinden;

• ziet toe op de wettelijke keuringen conform de wettelijke bepalingen.

FINANCIEEL BEHEER

• opent rubriekrekeningen (geïndividualiseerde bankrekeningen voor elke klant);

• volgt dagelijks de ontvangen huurgelden en andere betalingen op;

• volgt achterstallige betalingen van huurders op en treft waar nodig maatregelen;

• verwerkt alle boekhoudkundige verrichtingen;

• voert de jaarlijkse huurindexaties uit.

• nieuwe huurders zoeken en rondleiden om leegstand te vermijden;

• opstellen en afsluiten van huurcontracten, begeleiden van het vestigen van de huurwaarborg;

Onthou vooral dat een rentmeester geen syndicus is. Een syndicus beheert de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw dat bewoond wordt door verschillende eigenaars. Een rentmeester beheert de eigendommen van één en dezelfde persoon, familie of rechtspersoon. Een gebouw met 25 appartementen die bewoond worden door 25 verschillende eigenaars zal behoefte hebben aan een syndicus om de gemeenschappelijke delen, zoals onderhoud en herstellingen van trappenhal en lift, te beheren. Een gebouw met 25 appartementen die eigendom zijn van één en dezelfde persoon kan beheerd worden door een rentmeester.

Rencura accumuleert in haar 3 hoofdkantoren en 12 satellietkantoren meer dan 10 decennia geaccumuleerde ervaring in verhuurbeheer. Het spreekt voor zich dat we elk issue, hoe gecompliceerd ook, ooit al hebben opgelost. Ons groot amalgaam aan beheeroplossingen voor uw privatief vastgoed en hands-on approach zijn Rencura’s grootste troeven en een absolute meerwaarde voor elke eigenaar. Even langs komen en Rencura ontdekken opent een wereld van opportuniteiten voor uw tijd- en rendementsoptimalisatie. Tot binnenkort in één van onze kantoren?